Les technologies et la gestion des finances

Lisa Boucher, Conseillère aux services spéciaux de comptabilité

LOGICIELS COMPTABLES EN VOGUE

Plusieurs outils technologiques font leur apparition et révolutionnent nos façons de traiter les opérations, mais aussi la comptabilité et la gestion financière. Qu’il soit question de logiciel comptable de base, en passant par la mobilité, la grande variété de solutions de type « PONT » et jusqu’au plus gros ERP, désormais, il faut revoir nos façons de traiter nos opérations : enligner nos processus vers l’automatisation du traitement des données, la centralisation de l’information, l’élimination de saisies cléricales et la lecture d’indicateurs en temps réel qui deviennent des incontournables pour nous permettre d’être plus proactifs et d’affronter cette vague technologique.

Comptabilité : Les solutions en ligne (WEB)

D’une solution à une autre, qu’il s’agisse de Quickbooks en ligne, Xero, Freshbook ou Sage one, pour en nommer quelques-unes, les principes de base reposent sur l’acces-sibilité des données via le Web, c’est-à-dire par le biais d’une connexion en ligne avec un code d’utilisateur et un mot de passe donc accessible avec iPhone, iPad et les téléphones ou tablettes Android. À cela, on ajoute la simplicité à l’usage, pour le suivi des dépenses et la facturation des revenus. Systèmes flexibles, faciles à apprendre et à intégrer et ne sont pas contraint à des fermetures de période rigide, tel qu’on le connaît souvent dans nos solutions traditionnelles. Les corrections, quand elles sont requises, sont faciles à effectuer, ce qui les rend très malléables.

Les interfaces sont attrayantes et conviviales, les menus sont simples et adaptés aux différents formats d’appareils. Ces solutions présentent plusieurs fonctionnalités intéressantes telles que la gestion des devis, bons de commande, gestion des stocks, l’imputation des revenus et dépenses par activités et, même, pour chacun des établissements si tel est le cas. Ils comprennent même la possibilité de créer des budgets et d’en faire un suivi avec les résultats réels et incluent une option de suivi des heures facturables par client. On peut connecter les comptes de banque et les différentes cartes de crédit utilisées par l’entreprise, ce qui les rend très actuels en permettant la comptabilisation des transactions au fur et à mesure. Ainsi, plusieurs autres fonctionnalités permettent de plus en plus d’automatismes, réduisant de beaucoup le temps de saisie cléricale.

En plus des nombreux avantages déjà présents et disponibles dans ces solutions, plusieurs applications sont développées pour compléter les besoins plus spécifiques des utilisateurs. Par exemple, la connexion au site Web transactionnel, la possibilité d’importer automatiquement vos factures d’achats dans le système, offrir l’option de paiement en ligne à vos clients et plusieurs autres applications disponibles.

Conclusion

Nous avons à faire face à un marché qui évolue rapidement dans un contexte économique et technologique en mouvement. Que ce soit la concurrence à l’échelle mondiale, le commerce électronique, l’augmentation des coûts, de même que la rareté de la main-d’œuvre, toutes ces réalités nous forcent à revoir nos façons de faire des affaires. L’actualisation des outils nécessite au préalable une réflexion afin de s’assurer d’amorcer des changements pour les bonnes raisons et de bien analyser son réel besoin avant de faire un choix sur l’outil à intégrer.

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