Les autorités fiscales ont entrepris un changement au niveau de l’envoi de correspondances. Vous en apprendrez davantage dans ce présent article. Nous en profitons pour vous rappeler qu’il est de votre responsabilité de vous assurer d’obtenir toute correspondance provenant des autorités fiscales de quelque façon que ce soit.
ENTREPRISES
Agence du revenu du Canada (ARC)
Si votre entreprise est déjà inscrite à Mon dossier d’entreprise ou si votre entreprise a donné accès à un représentant autorisé, qui peut consulter ou modifier les informations de votre entreprise dans Représenter un client, vous ne recevez plus la plupart de la correspondance de l’ARC par la poste depuis le 16 juin 2025. Celle-ci est plutôt déposée en ligne sur Mon dossier d’entreprise. Ceci ne s’applique pas aux organismes de bienfaisance, sauf s’ils ont fait le choix de recevoir leur courrier en ligne, ni à certaines sociétés non résidentes.
D’après les renseignements communiqués par l’ARC, les sociétés qui n’ont pas accès à Mon dossier d’entreprise et qui ne disposent pas d’un représentant autorisé avec un accès en ligne ne sont pas concernées par ce changement et continueront de recevoir leur correspondance par courrier papier. Toutefois, cette situation demeure exceptionnelle. Nous vous recommandons donc vivement d’obtenir un accès à Mon dossier d’entreprise dans les plus brefs délais, celui-ci étant désormais essentiel, que ce soit pour accorder l’accès à un représentant ou pour transmettre de la documentation dans le cadre d’une vérification.
Qu’est-ce que Mon dossier d’entreprise ?
Mon dossier d’entreprise est un portail en ligne dans votre compte de l’ARC qui vous permet d’interagir avec l’ARC au sujet de divers comptes d’entreprise.
Vous trouverez ici les procédures pour vous inscrire à Mon dossier d’entreprise.
Qu’entend-t-on par correspondance ?
La correspondance d’entreprise fait référence aux avis, aux lettres, aux formulaires, aux relevés et aux autres documents qui sont envoyés par l’ARC pour communiquer des renseignements importants au sujet de votre compte d’impôt de l’entreprise ou de vos déclarations.
Avec la transition vers le courrier en ligne, votre correspondance d’entreprise sera considérée comme reçue à la date à laquelle elle est affichée dans Mon dossier d’entreprise.
Voici un exemple concret permettant d’illustrer plus clairement les problématiques reliées au fait de ne pas avoir accès au courrier :
Vous pourriez recevoir une demande d’information de l’ARC, à laquelle vous êtes tenu de répondre dans un délai de 30 jours. À défaut de réponse dans ce délai, l’ARC pourra procéder à une nouvelle cotisation, ce qui pourrait entraîner le paiement d’un montant d’impôt supplémentaire.
Si vous ne recevez pas les avis de cotisation, vous ne serez pas informé des ajustements apportés à votre dossier. En conséquence, les délais pour contester ces cotisations pourraient expirer et des mesures de recouvrement pourraient être menées. Dans un tel scénario, vous pourriez découvrir la situation seulement une fois que les comptes de votre entreprise seraient gelés.
Bien que ce cas représente une situation extrême, cela peut toujours arriver. Il est donc essentiel de vous assurer que vous ayez un accès actif et fonctionnel à Mon dossier d’entreprise de l’ARC et que vos coordonnées y soient à jour afin de recevoir toutes les correspondances d’entreprise en temps opportun.
Comment accéder à la correspondance d’entreprise en ligne ?
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte de l’ARC.
Étape 2 : Sur la page Bienvenue, sélectionnez votre compte Entreprise pour accéder à Mon dossier d’entreprise.
Étape 3 : À partir du menu de navigation à gauche, sélectionnez Courrier qui se trouve sous Correspondance.
Étape 4 : Sélectionnez vos éléments de courrier à afficher, imprimer ou télécharger.
Comment savoir que de nouvelles correspondances ont été ajoutées dans Mon dossier d’entreprise ?
Des avis par courriel peuvent être envoyés par l’ARC. Vous vous inscrivez automatiquement aux avis par courriel de l’ARC lorsque vous ajoutez une adresse courriel à votre compte. Pour la confirmer ou la mettre à jour :
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte de l’ARC.
Étape 2 : Sur la page Bienvenue, sélectionnez votre compte Entreprise pour accéder à Mon dossier d’entreprise.
Étape 3 : À partir du menu de navigation à gauche, sélectionnez Profil.
Étape 4 : Dans la section « Préférences pour les avis », sélectionnez « Gérer les préférences pour les avis ».
Étape 5 : Vérifiez tous les comptes enregistrés pour recevoir des avis par courriel et l’adresse courriel associée pour vous assurer de leur exactitude.
Étape 6 : Sélectionnez l’option de modification applicable disponible sur la page et suivez les étapes.
Que faire si vous souhaitez recevoir la correspondance par la poste ?
Option 1 : En faire la demande sur Mon dossier d’entreprise dans la section « Gérer le courrier pour mon entreprise ».
Option 2 : Remplissez et signez le formulaire RC681 – Demande d’activation du courrier papier pour mon entreprise et envoyez-le par la poste à votre centre fiscal. Le formulaire doit être signé par un signataire autorisé (propriétaire, administrateur, représentant légal).
Peu importe l’option, il faudra refaire la demande de correspondance par la poste tous les deux ans et soumettre à nouveau une demande s’il y a ouverture d’un nouveau compte de programme à l’ARC (exemple DAS, taxes).
Revenu Québec
Dès l’automne 2025, la majorité des communications sera transmise par voie électronique et sera accessible sur Mon dossier pour les entreprises.
Pour les entreprises qui se sont inscrites à Mon dossier depuis la mi-août 2025, vous devrez accepter les conditions d’utilisation, qui incluent le consentement à l’envoi de communications par voie électronique.
Pour les entreprises qui étaient déjà inscrites à Mon dossier avant la mi-août 2025, vous pouvez dès maintenant modifier vos préférences de communication et accepter de recevoir vos communications par voie électronique. Assurez-vous de l’exactitude de l’adresse courriel inscrite au dossier de l’entreprise afin de recevoir les notifications de dépôt des documents.
À partir de novembre 2025, la personne responsable des services électroniques aura 90 jours à la suite de sa prochaine connexion à Mon dossier pour accepter les nouvelles conditions d’utilisation, qui incluent le consentement à l’envoi de communications par voie électronique. À partir de ce moment, toutes les communications risquent d’être seulement par voie électronique.
Pour savoir ce qu’est une personne responsable des services électroniques ou si vous avez besoin d’aide avec « Mon dossier pour les entreprises », vous pouvez consulter le document suivant : Document d’aide à la tâche.
Actuellement, il est toujours possible de demander que la correspondance soit envoyée par la poste en allant sur Mon dossier dans la section « Préférences de communication ».
Actuellement, seules les entreprises inscrites après la mi-août 2025 doivent faire la demande afin de recevoir leurs correspondances par la poste si c’est ce qu’elles souhaitent. Les autres entreprises reçoivent encore, par défaut, leurs communications en version papier, sauf si elles avaient déjà choisi de les recevoir par voie électronique.
À ce stade, nous ne savons pas s’il sera possible de continuer à demander l’envoi de la correspondance par la poste à partir de novembre 2025 ni quelles seront les conséquences du refus ou de l’absence d’acceptation des nouvelles conditions d’utilisation. Toutefois, il est raisonnable de s’attendre à ce que :
- l’accès à Mon dossier soit bloqué tant que les nouvelles conditions d’utilisation n’auront pas été acceptées;
- une fois celles-ci acceptées, l’envoi postal des correspondances cesse;
- les entreprises sont alors tenues, à l’instar de ce qui se fait déjà auprès de l’ARC, de formuler une demande explicite dans Mon dossier pour continuer de recevoir leurs communications par la poste.
Nous vous recommandons donc de rester attentifs aux prochaines communications de Revenu Québec qui devraient apporter davantage de précisions à ce sujet.
Veuillez également prendre note que les accès dont dispose notre cabinet à votre dossier en ligne de Revenu Québec ne nous permettent pas d’accepter les nouvelles conditions d’utilisation ni de modifier vos préférences de communication en votre nom. Ces démarches doivent être effectuées par vous-même.
Pour toute question ou information supplémentaire, nous vous invitons à communiquer avec votre professionnel BVA.